Partes de una carta formal – Estructura y Elementos

La carta formal de toda la vida está siendo reemplazada desde hace varios años por el correo electrónico. Sin embargo, la estructura de la carta formal que se aprendía antaño, todavía puede ser aplicada a los correos electrónicos de negocios y otros correos electrónicos formales.


Sigue estos consejos sobre la estructura para escribir cartas y correos electrónicos formales y eficaces.

Un propósito para cada párrafo

Primer párrafo: El primer párrafo de las cartas formales debe incluir una introducción al propósito de la carta. Es común que primero agradezcas a alguien o que te presentes.

Querido Sr. Anders,

Gracias por tomarse el tiempo para reunirse conmigo la semana pasada. Me gustaría seguir con nuestra conversación y hacerle unas preguntas.

Párrafos de cuerpo: Los párrafos segundo y siguientes deben proporcionar la información principal de la carta y basarse en el propósito principal del primer párrafo introductorio.

Nuestro proyecto avanza según lo previsto. Nos gustaría desarrollar un programa de capacitación para el personal de las nuevas instalaciones. Para ello, hemos decidido alquilar un espacio en el recinto ferial local. El nuevo personal será entrenado por nuestros expertos en personal durante tres días. De esta manera, podremos satisfacer la demanda desde el primer día.

Párrafo Final: El último párrafo debería resumir brevemente la intención de la carta formal y terminar con un llamado a la acción.

Gracias por considerar mis sugerencias. Espero con interés la oportunidad de seguir debatiendo esta cuestión.

Detalles de la carta formal

Abre con una expresión de dirección formal, como:

Estimado Sr., Sra. (Sra., Srta.) – si sabes el nombre de la persona a la que le estás escribiendo. Utiliza Estimado Señor / Señora si no sabes el nombre de la persona a la que estás escribiendo, o a quien pueda interesarle.

Siempre usarás Ms para mujeres a menos que se te pida específicamente que uses Mrs o Miss.

Comenzando tu carta

Encuentra una razón para escribir

Si  estás comenzando correspondencia con alguien sobre algo o pidiendo información, empieza por dar una razón para escribir:

  • Le escribo para informarle acerca de…
  • Le escribo para preguntar / preguntar sobre…
  • Le escribo para preguntarle sobre información para pequeñas empresas.
  • Le escribo para informarle de que aún no hemos recibido el pago por ….

Con frecuencia, se escriben cartas formales para expresar agradecimiento. Esto es especialmente cierto cuando se escribe en respuesta a una consulta de algún tipo o cuando se escribe para expresar agradecimiento por una entrevista de trabajo, una referencia u otra asistencia profesional que haya recibido. 

Aquí hay algunas frases útiles de gratitud:

  • Gracias por tu carta de (fecha) preguntando acerca del…
  • Nos gustaría darle las gracias por tu carta de (fecha) solicitando / solicitando información sobre…
  • En respuesta a tu carta de (fecha), nos gustaría agradecerle tu interés en…

Ejemplos:

Me gustaría agradecerle por tu carta del 22 de enero solicitando información sobre nuestra nueva línea de cortadoras de césped.

En respuesta a tu carta del 23 de octubre de 1997, nos gustaría agradecerte tu interés en nuestra nueva línea de productos.

Usa las siguientes frases cuando pidas ayuda:

  • Te agradecería si pudieras + verbo
  • ¿Te importaría + verbo + ing
  • ¿Sería demasiado pedir que…

Ejemplos:

Le agradecería que me enviara un folleto.

¿Le importaría llamarme por teléfono durante la próxima semana?

¿Sería demasiado pedir que nuestro pago se pospusiera dos semanas?

Las siguientes frases se utilizan para ofrecer ayuda:

  • Estaría encantado de + verbo
  • Estaremos encantados de + verbo

Ejemplos:

Estaré encantado de responder a cualquier pregunta que tenga.

Estaremos encantados de ayudarle a encontrar una nueva ubicación.

Adjuntar documentos

En algunas cartas formales, necesitarás incluir documentos u otra información. Utiliza las siguientes frases para llamar la atención sobre cualquier documento adjunto que hayas podido incluir.

  • Se adjunta + no se incluyen
  • En el anexo encontrará …. + Sustantivo
  • Adjuntamos a continuación…. + Sustantivo

Ejemplos

Adjunto encontrará una copia de nuestro folleto.

Adjunto encontrará una copia de nuestro folleto.

Adjuntamos un folleto.

Nota: si estás escribiendo un correo electrónico formal, utilice la fase: Adjunto se encuentra / Adjunto se encuentra.

Comentarios finales

Siempre termina tu carta formal con alguna llamada a la acción o referencia a un resultado futuro que desees. Algunas de las opciones incluyen:

  • Una remisión a una reunión futura:
  • Estoy deseando conocerte / verte
  • Estoy deseando conocerte la semana que viene.
  • Una oferta de ayuda adicional

Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta sobre este asunto.

Si necesita más ayuda, por favor contácteme.

Una señal formal de despedida

Firma la carta con una de las siguientes frases:

  • Le saluda atentamente,
  • Sinceramente tuyo,

Menos formal

  • Mis mejores deseos.
  • Saludos cordiales.

Asegúrate de firmar tu carta a mano seguida de tu nombre escrito a máquina.

Formato de bloque

Las cartas formales escritas en formato de bloque colocan todo en el lado izquierdo de la página. Coloca tu dirección o la dirección de tu empresa en la parte superior de la carta de la izquierda (o utiliza el membrete de tu empresa) seguido de la dirección de la persona y/o empresa a la que estás escribiendo en el lado izquierdo de la página. Pulsa la tecla return varias veces y utiliza la fecha.

Formato Estándar

En cartas formales escritas en formato estándar, coloca tu dirección o la dirección de tu empresa en la parte superior derecha de la carta. Pon la dirección de la persona y/o empresa que está escribiendo en el lado izquierdo de la página. Coloca la fecha en el lado derecho de la página en línea con tu dirección.

Plantillas de carta formal

Podemos ofrecer plantillas que se adaptan a todos los formatos. Nuestras plantillas de carta formal son completamente gratuitas y son la solución ideal para que puedas crear fácilmente tu propia carta.

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